Le 3 liste

Nel lavoro ho imparato che se non facciamo una azione regolarmente non saremo in grado di ottenere risultati concreti e tangibili nel tempo.

La dieta non funziona se la facciamo a periodi.

L’esame non lo superiamo se ci riduciamo a studiare l’ultima notte.

Sviluppare la nostra carriera prenderà un sacco di tempo se ci proviamo solo quando cerchiamo un lavoro.

Proprio quest’ultimo punto mi sta principalmente a cuore e mi accorgo sempre più spesso che i neo-professionisti e esperti commettono errori davvero banali.

Un esempio?

Immagina di essere una persona che sta cercando lavoro. Dopo qualche settimana di ricerca riesci finalmente e trovare il lavoro che cercavi grazie a determinati contatti che ti eri procurato attraverso il networking. Come pronosticato hai fatto le cose per bene e, soddisfatto del tuo traguardo, incominci a lavorare nella tua nuova azienda.

Dopo qualche mese però, succede qualcosa di inaspettato. Per una ragione qualsiasi sei costretto a lasciare il tuo lavoro e cercarne un altro.

Nessun problema ti dici. Utilizzerai le strategie che ti avevano permesso di trovare lavoro in precedenza e tutto andrà bene.

Quindi decidi di contattare le persone che ti avevano introdotto nell’azienda per cui lavoravi in precedenza scrivendo un bel messaggio del tipo:

Neanche a dirlo, il messaggio finisce nel vuoto.

Sarà un caso ti dirai e passi al secondo. Poi al terzo. Al quarto. Al quinto. Niente!

Nessuna delle persone che ti avevano dato una mano qualche mese prima ti risponde.

Provi a pensare a cosa tu possa mai aver fatto di così terribile per non ricevere risposta, ma non ti viene in mente niente. Nessuna azione diretta che potrebbe aver causato un risentimento in loro.

Senza saperlo è stato proprio il non fare niente la ragione per cui non ottieni risposta in questo momento.

Infatti la tua rete di contatti è quello che noi definiamo cold (lead), ovvero non reagisce più alle tue sollecitazioni come in precedenza.

Cosa ha causato tutto questo?

Molto semplicemente la maggior parte delle persone vede lo sviluppo della carriera come un sinonimo di ricerca del lavoro.

Nel momento che hanno trovato un’occupazione, tutte le loro strategie di networking e di personal branding vengono messe da parte fino alla prossima volta che sarà necessario trovare un lavoro.

Così facendo l'autorità che avevano sviluppato con tanti sforzi svanisce nel nulla e il loro network di professionisti si dimentica completamente di loro.

Infatti non avevano capito un concetto davvero importante che tanti professionisti sbagliano: la ricerca del lavoro è un'attività saltuaria, mentre lo sviluppo della carriera non finisce mai.

Pensa allo sviluppo della carriera come ad una relazione d’amicizia. Facciamo un esempio.

Ti ricordi quel tipo la? Quello che con cui eri tanto amico alle superiori e con cui poi ti sei perso di vista? Si proprio lui.

Non c’è stata una ragione particolare perché succedesse. Entrambi eravate impegnati e non vi siete scritti per un po’.

Poi però capita che hai bisogno di un favore e che, sfortunatamente, devi chiederlo proprio a lui.

Sono passati ormai 2 anni dall’ultima volta che vi siete sentiti e sei parecchio indeciso su come affrontare la discussione.

Potresti incominciare scusandoti per essere sparito e arrivare subito al sodo senza giri di parole. Sai però che faresti la figura dello stronzo.

Oppure potresti incominciare con un messaggio per sapere come sta e, solo successivamente, chiedere quello di cui hai bisogno.

Direi che anche questo non può funzionare. Infatti il problema sta tutto alla base. Non c’è davvero un modo in questi casi per apparire meno opportunista.

La soluzione per evitare queste scene imbarazzanti è una strategia che io ho chiamato “le 3 liste”.

Vivendo all’estero, e avendo viaggiato in tantissimi stati diversi, ho amici, colleghi e persone con cui voglio rimanere in contatto in tutto il mondo.

Dopo un po’ mi stavo accorgendo che era veramente difficile ricordarmi di tutti e, senza accorgermene, lasciavo passare un sacco di tempo prima di contattare persone a cui tenevo davvero.

Quindi per evitare di perdere i contatti ho appunto escogitato la tattica delle 3 liste.

Ecco i semplici step che devi seguire per attuare questa strategia.

Apri la tabella Google Sheet che trovi a questo link

Step 2: Clicca su FILE → FAI UNA COPIA in modo da poter modificare la il template;

Step 3: Prendi tutti i tuoi contatti con cui vuoi rimanere in contatto sulle diverse piattaforme (Facebook, Linkedin, Gmail, smartphone, Whatsapp, LinkedIn, Twitter, ecc) e inserisci il loro nome e il device da cui potrai comunicare con loro.

Step 4: Ora che hai una lista di contatti, assegna una priorità ai tuoi contatti da 1 (persone che vuoi contattare almeno ogni 3 mesi) a 3 (persone che vuoi contattare almeno 1 volta l'anno).

Lista 1: tutte le persone che ritieni davvero importanti da un punto di vista affettivo o di business; Lista 2: tutte le persone con cui ti vuoi sentire meno spesso; Lista 3: tutti gli altri con cui hai fatto due chiacchiere regolarmente.

Step 5: Inserisci sul tuo calendario gmail un avviso ogni 3 mesi per la lista 1, ogni 6 mesi per la lista 2 e ogni anno per la lista 3. (sentiti libero di decidere tu le tempistiche).

Crea un evento con il nome "Lista 1" come puoi vedere nello screenshot e programmalo alle 9 di mattina di un giorno qualsiasi:

Nel campo "ripeti" clicca su personalizzato e seleziona la frequenza che preferisci (io consiglio ogni 3 mesi):

Fai uguale per la lista 2 e 3 cambiando la frequenza di avviso (io consiglio 6 mesi e 1 anno). In questo modo 2 volte l'anno manderai un messaggio solo alla lista 1, 2 volte l'anno sia alla lista 1 e 2, e 1 volta l'anno mandrai un messaggio a tutte e tre le liste.

Step 6: Per risparmiare tempo, preparati un template che userai per contattare il tuo network.

Ecco un esempio:

Step 7: Prenditi qualche ora per scrivere a tutti i tuoi contatti nella rispettiva lista in una volta sola e rispondi ai messaggi di ritorno con calma solo al termine del processo.

Chiaramente puoi cambiare tu la cadenza e il numero di liste. Io personalmente mi trovo bene con questa.

Questo non significa che per forza devi far passare 1 anno prima di scrivere a una persona a cui vuoi scrivere immediatamente.

Un sacco di volte mi ritrovo a sentire qualcuno che è nella lista 3 più di una volta l’anno. In questo modo però sarai in grado di assicurarti di sentire regolarmente tutti i contatti con cadenza regolare.

Come detto in precedenza, lo sviluppo della nostra carriera non finisce mai e rimanere regolarmente in contatto con il nostro network deve diventare una routine insieme allo sviluppo del nostro personal brand e delle nostre competenze.

Questa strategia ci permetterà di evitare messaggi imbarazzanti come quelli citati sopra.

Se non l'avessi già fatto, ecco ancora il link per la tavola di lavoro su Google Sheet.

PS: Se invece di usare la spreadsheet messa a disposizione se ne volesse creare un'altra simile, questa è la funzione che ho usato per ordinare i contatti nelle giuste liste da una tab all'altra:

=ArrayFormula(IFERROR(IF(ROWS(Contatti!C$2:C2)>1000,"",INDEX (Contatti!$A$2:$A$200,SMALL(IF(Contatti!$C$2:$C$200=1,ROW (Contatti!$C$2:$C$200)- ROW(Contatti!$C$2)+1),ROWS(Contatti!C$2:C2)))),""))